Любой, кто работает с текстовыми документами в редакторе Office Word, знает, что удобочитаемость и внешний вид набранного текста часто играют первостепенную роль в восприятии материала и документа в целом. Для этого применяется так называемое форматирование. Следующее покажет вам, как отформатировать текст в «Word», используя несколько простых правил. Эти советы будут полезны всем без исключения, а созданный вами документ будет выглядеть более презентабельно.
Что значит «Отформатировать текст в «Ворде»»?
Начнем с самой концепции форматирования текста. Что это? Проще говоря, это такой дизайн материала, который легко воспринимается визуально при чтении.
Согласитесь, ведь маленькие или слишком большие буквы воспринимаются далеко не всеми. То же самое происходит в случаях, когда, например, некоторые из основных моментов не выделяются, и читатель может просто упустить основную идею содержания. Все сложные шрифты также могут сделать текст совершенно нечитаемым, не говоря уже об использовании цветов или заливок (если это не совсем необходимо) и отсутствии абзацев, когда текст «мнется».
Как правильно отформатировать текст в «Ворде» и на что обратить внимание в первую очередь?
Итак, какие инструменты дизайна есть в самом редакторе? Говоря о том, как форматировать текст в «Ворде», среди основных принципов обращения можно выделить следующие:
- дизайн шрифта (тип, размер, прописные и строчные буквы, интервал между буквами и символами, цвет, заливка и т д);
- назначение параметров страницы документа;
- установка абзацев и отступов;
- обработка текста с созданием дополнительных элементов дизайна (заголовки, столбцы, верхние и нижние колонтитулы, списки).
- выравнивание текста на странице;
Работа со шрифтами
Начнем с самого простого: настройки параметров шрифта. Как отформатировать текст в Word с помощью этого инструментария? Очень простой. Для этого в редакторе (если не брать во внимание разделы основных меню главной панели) все необходимые инструменты размещены на панели инструментов и находятся в специальном разделе с кнопками и выпадающими меню.
В принципе, вопрос, как форматировать текст в «Ворде» 2007, 2003, 2010, 2013 или 2016, во всех версиях решается достаточно просто. Для начала выберите нужный шрифт из выпадающего списка (например, Times New Roman), затем установите размер шрифта из того же списка (лучше 12 или 14).
Впоследствии, нажимая кнопки выбора, можно установить его тип (полужирный, курсив, подчеркнутый, зачеркнутый). Чуть правее расположены кнопки для изменения цвета самого шрифта или его заливки фона. Не стоит увлекаться использованием такого дизайна, а используйте его только в крайних случаях, когда необходимо подчеркнуть важность содержания. То же самое касается настройки предыдущих параметров.
Выравнивание текста
Следующим шагом является установка параметров выравнивания текста. По умолчанию редактор настроен на выравнивание по левому краю. Но такое положение текста для чтения не всегда удобно.
На панели инструментов есть четыре основные кнопки для настройки выравнивания:
- выровнен по левому краю;
- правый край;
- в центре;
- по ширине.
Выравнивание по краям или по центру обычно используется при создании «заголовков» или установке места, например, для подписи в контракте. Наиболее удобным является выравнивание по ширине, при котором первая и последняя буквы каждой строки находятся на одинаковом расстоянии от края страницы, за исключением абзацев. Как отформатировать текст по ширине в «Ворде»? Да, просто выберите нужный фрагмент и нажмите соответствующую кнопку. Может быть нажата, даже если нужно ввести только текст (пустая строка).
Установка отступов
Теперь вам нужно выделить абзацы или красные строки. В простейшем случае при вводе текста с красной строки вы можете использовать клавишу Tab, для которой по умолчанию обычно установлен горизонтальный отступ 1,25 см.
Вы можете изменить его и дополнительные параметры, перемещая курсор в виде треугольников и углов на горизонтальной линейке (но только при активном соответствующем режиме просмотра документа).
Обратите внимание на кнопки дисплея, расположенные на панели справа от нее. Чтобы быстро установить интервал по вертикали, вы можете использовать предустановленные настройки отображения (например, без интервала, нормальный, заголовки и т.д.).
В случае, если необходимо применить строго определенные параметры, в Word 2010 и более поздних версиях необходимо использовать меню «Макет» и раздел для установки интервала между абзацами. Здесь все настраиваемые отступы можно указать вручную. Обратите особое внимание на главное меню. Многие пользователи, однажды набравшие дипломы в редакторе, знают, что в требованиях указан интервал в полтора года, который можно выбрать из выпадающего списка или установить значение самостоятельно.
Параметры страницы
Еще один момент в рассмотрении вопроса о том, как отформатировать текст в «Ворде», связан с настройкой параметров самой страницы, доступ к которым в последних версиях редактора можно получить через меню дизайна с выбором полей, ориентации или размер листа.
Обычно при создании документов используется бумага формата A4 в портретной (вертикальной) ориентации. При выборе желаемых значений эти параметры можно изменить по своему усмотрению. Что касается настройки полей, возвращаясь к вопросу оформления диссертации, необходимо установить левое поле 3 см, правое поле — 2 см, верхнее и нижнее поля — 1,5 см. Если нет никаких требований как таковых, значения по умолчанию можно оставить без изменений или изменить, в зависимости от ваших предпочтений.
В разделе дизайна для страницы вы можете применить настройку границы и фона, изменить цвет или применить специальные темы (если документ не был создан или открыт в режиме совместимости с сохранением файла в формате DOC редактора предыдущих версий, а не в формате DOCX текущей версии программы).
Заголовки, списки, колонки и колонтитулы
Вы можете выбирать заголовки, просто используя кнопки на главной панели, где вы можете выбрать желаемый вид из нескольких встроенных шаблонов.
При создании списков используются специальные кнопки для создания маркированных, нумерованных или многоуровневых списков. В каждом есть раскрывающееся меню, в котором вы можете выбрать конкретный шаблон или самостоятельно настроить параметры отображения для списка.
Верхние и нижние колонтитулы, в которых введенный текст появляется на каждой странице, можно установить из меню вставки (верхний или нижний колонтитул). Их параметры также можно изменить. Также есть инструменты для вставки номеров страниц, примечаний, ссылок и так далее (если этого требует структура документа).
Форматирование по образцу
Наконец, допустим, вы отформатировали определенный фрагмент текста или раздел, который хотите. В редакторе есть интересная возможность использовать форматирование по ссылке.
Кнопка его применения находится на панели, если вы используете главное меню. Просто выделите нужный фрагмент текста, нажмите кнопку (она превратится в кисть с указателем), затем переместите курсор на другой фрагмент и нажмите левую кнопку мыши. После этого формат будет применен без изменения содержимого текста сниппета.
Примечание. Вы также можете использовать всевозможные шаблоны, стили и многие другие инструменты, которые здесь подробно не рассматривались, поскольку упор был сделан на ручное форматирование.