Приложение СУБД MS Access — полноценный помощник для создания и обслуживания баз данных, заключенных в таблицы и массивы. Если база данных слишком велика, трудно быстро найти требуемые значения.
Вот почему в Access есть функция под названием запрос. Давайте рассмотрим, что это такое, как работает, какими характеристиками обладает.
Создание запросов в Microsoft Access
Чтобы понять, как строить запросы в Access, вам необходимо знать основы работы с СУБД.
Эту процедуру можно выполнить двумя способами:
- Мастер запросов.
- Конструктор запросов.
Первый метод позволяет вручную создать любой доступный запрос, но с небольшой оговоркой, что пользователь имеет опыт работы с приложением Access. Кроме того, он должен понимать хотя бы свои основные задачи. Что касается второго способа, его нужно рассмотреть более подробно.
Легкий путь для новичков
Опытный человек несколькими щелчками мыши выбирает те компоненты, которые потребуются пользователю для выполнения запроса, а затем быстро строит реестр на основе собранных значений ключей. Если это первое знакомство с СУБД и пользователь не знает, как создавать запросы в Access, выбирается программа Wizard.
В этом режиме вы можете ознакомиться и понять следующие типы запросов:
- Регистрируется без подчиненных.
- Простой.
- Повторяющиеся записи.
- Через.
Этот выбор делается уже на первом этапе работы с мастером. А в будущем, следуя четкой инструкции, даже начинающий пользователь сможет легко создать заявку. Познакомимся с его разновидностями.
Простой запрос
Этот инструмент для работы с электронными таблицами собирает желаемые данные из полей, указанных пользователем. Как следует из названия, это самый популярный тип запросов для новичков. Ее удобство заключается в том, что эта процедура открывается в новой вкладке. Поэтому ответ на вопрос, как создать запрос в Access 2010, становится очевидным после открытия первого меню мастера.
Перекрестный запрос
Этот тип выборки более сложен. Чтобы понять, как создать перекрестный запрос в Access с помощью «Мастера» в этом режиме, вам нужно нажать на эту функцию в первом окне.
На экране появится таблица, в которой вы можете выбрать до трех столбцов, расположенных в оригинале.
Одно из оставшихся невыделенных полей можно использовать в качестве заголовка таблицы запроса. На третьем шаге процедуры (пересечение) выбирается другое значение с вариативностью функции (среднее значение, сумма, первое, последнее).
На фото видно, что кросс-запрос был создан и по заданным параметрам были выполнены необходимые действия.
Повторяющиеся записи
Как следует из названия, основная цель этого запроса — выбрать все идентичные строки в таблице с использованием указанных параметров. Похоже на то:
Кроме того, доступен набор дополнительных полей для одновременного сопоставления нескольких строк.
Чтобы выбрать повторяющиеся записи, вам необходимо развернуть список запросов и создать в нем новую папку. Затем в поле «Новый запрос» выберите строку «Поиск повторяющихся записей». Далее необходимо следовать указаниям Мастера.
Записи без подчиненных
Это последний тип запроса, доступный в режиме «Мастер — Голоса без подчиненного».
В этом случае выбираются только те значения, которые не используются ни в одном из полей в таблицах и запросах, но которые уже были созданы.
Этот тип актуален только в тех случаях, когда имеется несколько баз данных.
Все четыре типа запросов обеспечивают базовую отправную точку для работы со сложными элементами, но позволяют легко понять, как создать запрос в базе данных Access.
Функции запросов в MS Access
Разберемся, зачем нужно выполнять описанные выше действия. Цель всех простых и сложных запросов в СУБД Access следующая:
- Выполнение математических и статистических процедур подсчета на целых массивах данных с отображением итогов на экране (среднее значение, сумма, отклонение, итоги).
- Сбор необходимых данных в таблицах, их последующее отображение, модификация, добавление новых значений.
- Отличный источник материала для подготовки всех видов отчетных форм.
Запрос на выборку
Этот тип работы с базой данных сложен, поскольку требует задействования нескольких таблиц.
Все таблицы должны иметь общие ключевые поля. В противном случае операция завершится неудачно.
Давайте посмотрим, как создать запрос на выборку в Access. Для начала нужно создать простой запрос с выбором необходимых полей. Уже здесь вы можете изменить данные, чтобы привести их в желаемую форму. Кстати, внесенные изменения будут перенесены в исходные таблицы, поэтому этот момент необходимо учитывать.
В открывшемся окне дизайнера окно «Добавить таблицы» заполнено. Сюда нужно добавить те таблицы или запросы, из которых нужно извлечь начальные значения.
После добавления вы можете приступить к заполнению условий заявки. Для этого нам понадобится строка «Поле». В нем нужно выбрать те значения из таблиц, которые будут отображаться при запросе.
Для завершения операции нужно нажать на кнопку «Выполнить».
Запрос с параметрами
Это еще один тип сложных процедур, требующих от пользователя определенных навыков работы с базами данных. Одно из основных направлений этого действия — подготовка создания отчетов с объемными данными, а также получение сводных результатов. Ниже мы покажем вам, как создавать запросы в Access 2007 с помощью конструктора.
вам необходимо инициировать эту процедуру извлечения данных, создав простой запрос для выбора необходимых полей. Кроме того, в режиме «Производитель» необходимо заполнить поле «Условие выбора», и на основе введенного значения будет сделан выбор.
Поэтому ответ на вопрос, как создать запрос с параметром в Access, прост: введите исходные параметры для выбора. Для работы с конструктором необходимо использовать Мастер запросов. Там создаются первичные данные для фильтрации, которые служат основой для дальнейшей работы.
Расширенный перекрестный запрос
Мы продолжаем все усложнять. Еще сложнее понять информацию о том, как создавать запросы в Access при наличии нескольких таблиц данных. Перекрестный запрос уже рассматривался выше, как один из вариантов работы с мастером. Однако в режиме «Дизайн» вы можете создать аналогичный запрос.
Для этого нужно нажать на «Конструктор запросов» — «Крестик».
Откроется меню добавления исходных таблиц и возможность заполнения выбранных полей. Единственное, на что следует обратить внимание, — это элементы «групповая операция» и «кросс-таблица». Их необходимо заполнить правильно, иначе процедура не будет выполнена правильно.
Запросы с перекрестными ссылками — это самый простой способ поиска и извлечения информации из нескольких источников данных, а также возможность создавать диаграммы и таблицы.
Кроме того, с помощью этой процедуры поиск выполняется быстрее, даже при разных вариантах развития.
Конечно, есть и «подводные камни», которые могут помешать работе. Например, когда вы создаете запрос для сортировки базы данных по значению столбца, система выдает ошибку. То есть доступна только сортировка по стандартным статьям — «по возрастанию и по убыванию».
Краткие рекомендации
Подводя итог, следует сказать, что пользователь сам решает, как создавать запросы в Access с помощью мастера или конструктора. Хотя, для большинства людей, использующих MS Access, больше подходит первый вариант. Ведь всю работу сделает сам Мастер, оставив пользователю всего несколько щелчков мышью при выборе условий запроса.
Очевидно, что для использования расширенных настроек требуется опыт работы с базами данных на профессиональном уровне. Если в работе задействованы большие базы данных, лучше обратиться к специалистам, чтобы избежать прерывания работы СУБД и возможной потери данных.
Есть пункт, доступный только программистам. Поскольку основным языком СУБД является SQL, запрошенный запрос может быть записан в виде программного кода. Для работы в этом режиме достаточно нажать на уже созданную строку запроса и в открывшемся контекстном меню выбрать «Режим SQL».