База данных включает сущности, без которых она не может существовать. Эти сущности называются объектами БД и определяют действия, выполняемые в СУБД. Объекты базы данных Access — это элементы, которые хранят информацию и используются для автоматизации действий с ней.
Основные объекты БД Access
Перечислим основные объекты.
- Модули — это базовые объекты Access. Они реагируют на изменения в базе данных или выполняют самостоятельные задачи.
- Макросы — это программные единицы базы данных. Их задача — выполнять необходимые действия при наступлении определенных событий.
- Таблицы — это основные элементы базы данных, без которых она не может существовать. Они содержат данные.
- Формы — это интерфейс табличного представления; это окна, в которых работают пользователи базы данных.
- Отчеты предоставляют данные в форме и структуре, необходимой пользователям, путем обобщения и сбора статистики.
- Запросы используются для получения данных, записи и изменения информации, а также удаления существующих записей таблицы.
Таблицы
Таблицы базы данных — это основные элементы, в которых хранится информация. В реляционных базах данных таблицы называются отношениями. Они состоят из строк и столбцов. Строки называются записями, и каждая строка содержит информацию об элементе. Столбцы содержат параметры таблицы. Столбцы называются полями БД.
Разработка базы данных начинается с создания таблиц. Для него указываются атрибуты — свойства, определяющие поведение. Для базового объекта в Access, таблицах в режиме разработки свойства таблицы определяются в правой части экрана. Здесь вы можете установить первичное и вторичное поле, ориентацию и режим по умолчанию, определить описание и т.д.
Внизу экрана устанавливаются свойства для каждого поля. Набор параметров зависит от типа поля. Здесь вы устанавливаете общие свойства столбца и указываете замену для полей числового или текстового типа: список или поле со списком. Здесь же указываются параметры для замены: источник данных, заголовок, формат, наличие изменений и т.д.
Между таблицами существуют связи, определяемые ключами — полями одной связи, на которые ссылаются значения другой. Ключи — это столбцы с уникальными значениями внутри них для однозначной идентификации записи.
Формы
Формы — это объекты в Access, используемые для удобства пользователей. Табличное отображение информации не всегда удобно и наглядно, поэтому создаются формы, позволяющие вводить и редактировать данные.
На форме размещаются элементы управления: кнопки, выпадающие списки, текстовые поля, флажки, вложения, изображения и прочее. Инструменты панели управления позволяют вставить логотип компании, дату и время, заголовок. Вы можете разработать форму в режиме «Дизайн», в режиме «Макет» и, собственно, в режиме «Формы».
В структуре таблицы клиентов на рисунке выше мы видим 7 полей: «Код», «Имя», «Отчество», «Фамилия», «Дата рождения», «Пол» и «Возраст». Но поле «Код» носит технический характер, его нельзя изменить и не нужно доказывать его пользователю базы данных. Поэтому он удаляется из формы, оставляя только те поля, значения которых нужно добавить или изменить.
Свойства формы и каждое из отображаемых полей, объекты формы входа, расположены справа. Здесь вы можете настроить внешний вид окна редактирования данных (вкладка «Макет»), где брать данные для отображения (вкладка «Данные»), какие действия выполнять при наступлении определенных событий (вкладка «События») и другие свойства.
Запросы
Запросы используются для управления данными в Access несколькими способами. Самые популярные запросы — это поиск данных. Они позволяют получать значения полей из таблиц, удовлетворяющих заданным условиям, и отображать их в нужном виде с необходимой сортировкой и группировкой строк.
Эти объекты создаются в Access с помощью «Дизайн». Разработчик выбирает поля, необходимые для просмотра, сортировки, и указывает условия отбора записей. Свойства запроса отображаются в правом окне. Определяет внешний вид результатов выбора и параметров, таких как блокировка записи при выполнении запроса, фильтр при загрузке, источник данных, время ожидания ответа и т.д.
Он также использует запросы для добавления и редактирования существующих записей, а также для удаления строк, соответствующих указанным условиям.
Отчеты
Отчеты — это объекты в Access, которые необходимы для отображения информации из таблиц в формах для печати. Формы отчетов создаются мастером или в режиме «Дизайн». Для этого выбирается источник данных для создания печатной формы. Поля в отчете можно сгруппировать и отсортировать, а также просмотреть итоги.
вы также можете создавать формы контрактов и соглашений, используя ранее созданный шаблон документа. Поля таблиц вставляются в готовую форму, добавляются необходимые элементы страницы: номер, верхние и нижние колонтитулы, шапка, логотип и так далее.
Свойства отчета показаны в правом окне. Здесь также задаются свойства отдельных объектов печатной формы: заголовки, элементы управления, области данных и т.д.
Вот как выглядит готовый отчет:
Макросы
Еще один из основных объектов Access — это макросы. Они представляют собой последовательность действий, которые необходимо выполнить при наступлении определенного события. Макросы создаются с помощью «Конструктора» и макросов для различных целей, предусмотренных системой.
Макросы предназначены для импорта и экспорта данных, работы с другими объектами базы данных, настройки фильтров и обработки записей таблиц и т.д. В качестве примера ниже вы можете добавить простой макрос, который запускается при нажатии кнопки «Отмена» в модуле «Клиенты». Его задача — просто закрыть форму без сохранения введенной в нее информации.
Модули
Формы — это объекты в Access, которые представляют собой процедуры и функции, используемые для ответа на события в базе данных или для вычислений. Они разработаны с использованием кода VBA — Visual Basic для приложений. Это специальный язык для написания кода в программах Microsoft Office: Access, Word и Excel.
Для формы клиента рассчитываем поле Возраст. Для этого в режиме «Дизайн» модуля выберите необходимое поле и в окне свойств вкладки «События» выберите процедуру управления событием «Фокус приема».
Пишем форму обработки:
Частная подписка Age_GotFocus()
Age.Value = DateDiff («гггг», [Дата рождения], Дата)
Конец подзаголовка
Теперь, когда вы переходите от записи к записи и фокусируетесь на поле «Возраст», значение этого поля вычисляется автоматически.
Следует понимать, что это не объект Access, например ключ таблицы, даже если он используется для хранения информации. Ключ является частью таблицы, а не отдельным элементом базы данных.
Информация, представленная в статье, поможет вам понять, что такое объекты базы данных, какими свойствами они обладают и какие функции они выполняют.